Kolme hyvää syytä perehtyä Power Queryyn

Julkaistu Julkaistu: Blogi,Excel,Microsoft Office

Power Query on työkalu, jonka avulla voit hakea sisältöä eri tietolähteistä ja muokata sitä käsiteltäväksi sopivaan muotoon. Tällainen yhden lauseen mittainen kuvaus saattaa hämätä yksinkertaisuudellaan, mutta etenkin “muokata käsiteltäväksi sopivaan muotoon” kattaa uskomattoman paljon tehokkaita toimintoja.

Tässä artikkelissa kerron kolme hyvää syytä, joiden vuoksi Power Queryyn kannattaa tutustua. Syitä olisi moninkertaisesti enemmän, mutta johonkin se raja pitää vetää. Hyväksi syyksi riittäisi muuten jo sekin, että Excel-versioiden 2016, 365 tai 2019 käyttäjä ei oikeastaan voi välttyä Power Queryltä*. Se avataan kun käytät Tiedot-välilehden Hae ja muunna tietoja -ryhmässä olevia toimintoja. On mahdollista välttää Power Query -editori tuomalla työkirjan tiedot suoraan työkirjaan Lataa-painikkeella ja jatkaa niiden käsittelyä Excelin työkaluilla, mutta tämä on monasti tarjolla olevan kapasiteetin tuhlausta. Riski päätyä tekemään asioita tarpeettoman vaikeasti on suuri. Myös Power BI -käyttäjä joutuu aivan varmasti tekemisiin Power Queryn kanssa.
(*Vanhemmissa Excelversioissa eli 2010 ja 2013 Power Query pitää asentaa erikseen.)

Ensin vähän taustatietoa siltä varalta, että Power Query -editori ja kysely ovat ennestään aivan outoja asioita. Power Query -editori on paikka, jossa tietoa muokataan. Editori käynnistyy joko tietoja tuotessa tai se käynnistetään työkirjasta käsin esimerkiksi kyselyä muokattaessa, mutta se on kuitenkin Excel–ohjelmaikkunasta erillinen työkalu. Tietojen tuonti-ikkunasta päästään editoriin Muunna tiedot -painikkeella. Jos tiedot ovat jo laskentataulukossa, ohjelmaikkunan oikeassa reunassa on Kyselyt ja yhteydet -tehtäväruutu tai sellaisen voi avata Tiedot/Kyselyt ja yhteydet -komennolla. Kun siirrät hiiren kyselyä osoittavan värillisen palkin päälle ja avaat pikavalikon, pääset kyselyeditoriin Muokkaa-komennolla.

Kysely on tietokokonaisuus, jota käsittelet Power Queryssä. Editorissa voit poistaa kyselystä tarpeettomia sarakkeita ja rivejä, yhdistää sarakkeita, jakaa niitä, muuttaa tiedon tyyppiä sekä tehdä paljon muita “siivoustoimintoja”. Käsittelet aina pelkästään kyselyä ja alkuperäiset tiedot säilyvät muuttumattomina, joten niihin voi esimerkiksi tarkistusten vuoksi palata.

Hyvä syy 1

Ensimmäinen esimerkki näyttää miten helppoa on korjata taulukko, jonka rakenne on huono. Kuvassa taulukko on jo Power Query -ikkunassa. Jos tietoja on tarkoitus käyttää Excelissä pivot-taulukon raaka-aineena, kuukausittain sarakkeisiin sijoitetut luvut eivät ole jatkokäsittelyn kannalta kovinkaan fiksu ratkaisu. Katso saraketta, joka on otsikoitu “Year” – kuukausien nimien pitäisi olla samalla tavalla järjestettynä omaksi sarakkeekseen.

Kuvassa toimimaton sarakejärjestys ennen korjausta.

Kuukausien nimet viet omaan sarakkeeseensa valitsemalla kuukausien nimet (Ctrl- tai Shift-näppäin!) ja käyttämällä Muunna-välilehdellä olevaa komentoa Poista sarakkeiden pivotointi. Tässä tapauksessa pivotoinnin ulkopuolelle jääviä sarakkeita on vähemmän, joten vaihtoehtoisesti voisit valita taulukon 4 ensimmäistä saraketta ja käyttää komentoa Poista muiden sarakkeiden pivotointi.

 

Hyvä syy 2

Hyvä syy tutustua Power Queryyn on mahdollisuus yhdistää tietokokonaisuuksia jo latausvaiheessa. Täydellisessä maailmassa saisit noudettua tarvitsemasi tiedot suoraan tietokannasta ilman välivaiheita, mutta todellisessa maailmassa saattaa käydä niin, että tarvitsemasi tieto on lukuisissa erillisissä csv-tiedostoissa. Mikäli tiedostot ovat rakenteeltaan identtisiä (samat sarakenimet, sarakkeissa sama tietotyyppi yms.), niiden yhdistäminen yhdeksi kyselyksi ei juurikaan poikkea yhden tietokokonaisuuden avaamisesta kyselyeditoriin. Helppous edellyttää kuitenkin sitä, että tiedostot sijaitsevat samassa kansiossa.

 

Kansion sisällön lataus Power Queryyn.

Tuotavien tiedostojen ei välttämättä tarvitse olla rakenteeltaan samanlaisia, mutta tällöin niiden yhdistäminen vaatisi muutaman klikkauksen ja välivaiheen enemmän – vaikeaa sekään ei ole.

Hyvä syy 3

Power Query säästää samanlaisena toistuvilta työvaiheilta. Kun muokkaat tietoja Power Query -editorin työkaluilla, kaikki työvaiheet tallennetaan Käytössä olevat vaiheet -luetteloon. Listan työvaiheet toteutetaan automaattisesti silloin kun kysely päivitetään. Jos esimerkiksi edellisen esimerkin kansioon lisättäisiin päättyneen vuoden tiedot omana tiedostonaan, ne lisättäisiin kyselyyn seuraavan päivityksen yhteydessä ja niihin kohdistettaisiin samat toiminnot, joilla kyselyssä jo olevat tiedot käsiteltiin aikaisemmin. Sinun ei tarvitse muistella, että mitäs näille nyt pitikään tehdä.

Käytössä olevat vaiheet -luettelo auttaa myös silloin, jos tekemäsi muunnos menee pieleen – näinhän väistämättä joskus käy. Poistat vain luettelosta virheeseen liittyvän rivin ja kokeilet jotakin toimivampaa. Kannattaa olla kuitenkin olla varovainen toimintoluettelon keskellä olevien rivien kanssa, sillä yksittäinen rivi saattaa vaikuttaa yllättävällä tavalla seuraaviin.

Power Queryllä käsitellyt tiedot ladataan lopuksi haluttuun kohteeseen, joka on käytännössä Excel-työkirja. Jos käytät tietoja pivot-taulukon pohjana, sinun ei välttämättä tarvitse hakea niitä näkyviin Excel-taulukon välilehdelle, riittää kun rastitat kohdan Pivot-taulukkoraportti. On jopa suositeltavaa välttää tietojen tuomista Excel-taulukoksi ilman hyvää syytä, koska ne olisivat tällöin työkirjassa kahteen kertaan: piilossa olevana kyselynä ja välilehdellä. Tietomallia tarvitset jos sinun pitää yhdistää kyselyitä pivot-taulukkoraportissa tai Power Pivot -ohjelmassa.

Kuten alussa vihjaisin, Power Query sisältyy myös Power BI -ohjelmaan. Kyselyeditoria käytetään visualisointien pohjaksi haettuja tietoja käsiteltäessä samalla tavalla kuin Excelissä käytettäviä tietoja muokattaessa. Kieliversio on pääohjelmansa mukainen: esimerkiksi itselläni toimii Excelin kanssa suomenkielinen editori, mutta koska Power BI -ohjeita on englanniksi saatavilla enemmän ja parempia, olen valinnut siitä englanninkielisen ohjelmaversion ja Power Query on sen mukainen.

ageismi ajanhallinta esiintyminen esitysgrafiikka esitysgrafiikkakoulutus Evernote Excel Excel-funktio Excel-koulutus Instagram iOS itsensä johtaminen kaavio kirjat kuva Microsoft Office Microsoft Office -koulutus monipaikkatyö office 365 OneNote OneNote-koulutus oppiminen peliajattelu Pivot-taulukko PowerPoint PowerPoint-koulutus PowerPoint-vinkki presentaatio Prezi Prezi-koulutus some sosiaalinen media sparkline sparkline-kaavio Sway sähköposti tietotyö Tuolin ja näppäimistön välistä tuottavuus työssäoppiminen uusi työ visuaalinen ajattelu visualisointi webinaari yrittäjyys

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *