Tiesitkö, että presentaatioillakin on tekstilajinsa

Julkaistu Julkaistu: Blogi,Esitysgrafiikka,PowerPoint

Kun kysyn millainen on hyvä presentaatio, vastaukseksi tulee lähes aina: “Siinä on paljon kuvia ja vähän tekstiä.” Kun teetän ennen esitysgrafiikkatyöpajoja ennakkotehtävän, jossa pyydän osallistujaa kertomaan vapaamuotoisesti omista presentaatiohaasteistaan, moni toteaa haluavansa oppia käyttämään enemmän kuvamateriaalia.

Ainakin Presentationzen on luettu! Toki positiivista, että perinteisen PowerPoint-kulttuurin toimimattomuus on ymmärretty, mutta entä jos omaan työhön liittyvä aineisto on pääasiassa tilastoja ja lakitekstiä? En sano, etteivätkö kuvat voisi tällaistakin aineistoa kohentaa, mutta parhaidenkaan kuvapankkien osoitteet eivät yksin riitä näissä tapauksissa.

Diaesityksiä tehdään monenlaisiin tarkoituksiin, mutta karkeasti jaotellen liike-elämässä käytettävät diaesitykset ovat kahta lajia:
• seminaariesitykset, joita näkee suurissa julkisissa tilaisuuksissa
• kokousesitykset, joita käytetään neuvotteluhuoneiden ovien takana pidettävissä tapaamisissa.

Näitä kahta esitysaineistotyyppiä kohtaan useimmiten omassa elämiskuplassani ja näistä jälkimmäisiä tehdään lukumääräisesti edellisiä enemmän.

Suurelle osallistujajoukolle järjestetyssä julkisessa ja vaihtelevasti muodollisessa tapahtumassa pidettävälle seminaariesitykselle on tunnusomaista:
• näyttävät kuvat
• tekstin vähäinen määrä.

Esitysmateriaali on suunniteltu sekä tiedon jakamista että vaikutuksen tekemistä varten, ehkä myös viihdyttämistarkoitukseen. Tieto ei ole kovinkaan yksityiskohtaista. Puheenvuoron pitäjän esiintymistekniikkaan kiinnitetään huomiota, häntä todennäköisesti arvioidaan sosiaalisessa mediassa ja materiaalista otettuja kuvia jaetaan. Parhaat puheenvuorot iskevät tunteisiin ja ne täyttävät hyvän tarinan tunnusmerkit. Juuri tämän tyyppisen puheenvuoron tukena käytettävä näyttävä esitys näyttää olevan normi esitysgrafiikalle pyhitetyissä blogeissa ja aiheesta käydyssä keskustelussa.

Ns. seminaariesitys on myös helposti korvattavissa esimerkiksi yhdellä ainoalla kuvalla, jota heijastetaan seinälle koko puheenvuoron ajan, omilla piirroksilla, esityksen kuluessa piirrettävillä piirroksilla tai milloin minkäkinlaisella performanssilla.

Kuva: Pixabay
Kuva: Pixabay

Sen sijaan kokouksessa päätöksenteon tukena käytettävä materiaali voi olla satoja tuhansia rivejä tietokantaa tai laskentataulukkoa, joka yleensä (tai toivottavasti) halutaan tiivistää, mutta samalla se pyritään säilyttämään numeerisessa ja yksityiskohtien tarkastelun mahdollistavassa muodossa. Kenties myös lähdeviittauksia on mahdutettava mukaan. Aineistosta piirretään paljon nopean yleiskuvan antavia graafisia kuvaajia, vuokaavioita tai taulukoita. Materiaalin odotetaan toimivan sekä esitystilanteessa että itsenäisenä materiaalipakettina ehkä joko sellaisenaan tai mahdollisimman pienin muokkauksin. Toki tällaisen aineiston voi korvata esimerkiksi raportilla tai infografiikalla, mutta esitysgrafiikkaohjelman käytön suosiota selittänee se, että sillä on helppo puristaa tilastoista koosteita ja yhteenvetoja.

Päätöksenteon tukena käytettävän aineiston tietotiheyttä ei silti pidä tulkita perinteisen ”PowerPoint-kulttuurin” oikeutuksena. Tiedon arvo on sen käyttökelpoisuudessa, mikä on helppo pilata esittämällä tieto sekavasti ja epäjohdonmukaisesti. Selkeys on ominaisuus, jonka korjaaminen riittäisi ryhdistämään useimpia esitysmateriaaleja ja tekemään niiden lukemisesta miellyttävämpää. En tiedä onko McKinseyn konsulttien esitysmateriaaleista tulossa jonkinlainen vaihtoehtostandardi, mutta ainakin niissä noudatetaan periaatteita, joista tietotiheiden materiaalien laatijoiden kannattaisi ottaa oppia ennemminkin kuin antaa itsensä turhautua Presentationzen-teoksen äärellä. Tyylikäs ulkoasu on tärkeä, tarinan voima tunnustetaan, mutta fokus on tiedon välittymisessä oikein ja tilanteen vaatimalla tarkkuudella.

ageismi ajanhallinta esiintyminen esitysgrafiikka esitysgrafiikkakoulutus Evernote Excel Excel-funktio Excel-koulutus Instagram iOS itsensä johtaminen kaavio kirjat kuva Microsoft Office Microsoft Office -koulutus monipaikkatyö office 365 OneNote OneNote-koulutus oppiminen peliajattelu Pivot-taulukko PowerPoint PowerPoint-koulutus PowerPoint-vinkki presentaatio Prezi Prezi-koulutus some sosiaalinen media sparkline sparkline-kaavio Sway sähköposti tietotyö Tuolin ja näppäimistön välistä tuottavuus työssäoppiminen uusi työ visuaalinen ajattelu visualisointi webinaari yrittäjyys

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *