Kun ei seitsemänkymmentä viestiä auttanutkaan

Julkaistu Julkaistu: Blogi

Tämä tarina sähköpostin käytöstä on kuultu koulutuksen kahvitaukokeskustelun aikana ja se on totta. Olen saanut sen kertomiseen luvan kunhan en tuo esille kuka, missä ja milloin.

Oli kokoonnuttu projektin tilannekatsaukseen. Esimies huomautti komponentista, jota ei oltu saatu testattua. Alainen totesi tuohtuneena: “Siinä on ollut ongelmia, joita ei ole saatu kuntoon. Olen ainakin 70 sähköpostiviestiä lähettänyt tästä asiasta, mutta mitään ei tapahdu.”

Esimiehen vastaus: “Eikö olisi kannattanut jo muutaman sähköpostin jälkeen uskoa, ettei asia näin etene ja ryhtyä toimimaan siten, että alkaisi tapahtua?”

Esimies oli ihan oikeassa. Sähköpostia on helppo käyttää työnteon teeskentelyyn: kirjoitetaan viesti, haetaan siihen liite tai useampia ja – klik, klik – lisätään jakelulistaan vielä pari nimeä. Edelleenlähetetään saapunut tiedote varmuuden vuoksi kahdellekymmenelle työkaverille. Sähköpostipuuhastelussa kuluu hyvin tunti jos toinenkin, ja vielä kuusi minuuttia siihen päälle. Tulee tunne, että onpa saatu paljon aikaan. Lähetettyjen sähköpostien määrä ei kuitenkaan kerro mitään siitä, onko saatu aikaiseksi jotakin tai edistetty asioita. Totuus aikaansaamisesta paljastuu seuraavassa projektipalaverissa, jossa todetaan, että viestittely ei johtanut mihinkään.

Tässä työnteon teeskentelyyn käytetty työkalu sattui olemaan sähköposti, mutta uudemmatkaan välineet eivät automaattisesti paranna viestintää, vaikka tällaista puhetapaa mieluusti ylläpidetään. Kun otetaan uusia välineitä käyttöön kyseenalaistamatta vanhoja työtapoja, saadaan juuri sitä mitä tilataan: viestikaaos. Pahimmassa tapauksessa joku viestii saman asian “varmuuden vuoksi” kaikilla käytössään olevilla työvälineillä. Arvatkaapa miten ihminen reagoi sellaiseen, mitä on liikaa?

Kuva: Gratisography
Kuva: Gratisography
ageismi ajanhallinta esiintyminen esitysgrafiikka esitysgrafiikkakoulutus Evernote Excel Excel-funktio Excel-koulutus Instagram iOS itsensä johtaminen kaavio kirjat kuva Microsoft Office Microsoft Office -koulutus monipaikkatyö office 365 OneNote OneNote-koulutus oppiminen peliajattelu Pivot-taulukko PowerPoint PowerPoint-koulutus PowerPoint-vinkki presentaatio Prezi Prezi-koulutus some sosiaalinen media sparkline sparkline-kaavio Sway sähköposti tietotyö Tuolin ja näppäimistön välistä tuottavuus työssäoppiminen uusi työ visuaalinen ajattelu visualisointi webinaari yrittäjyys

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *