Kaksi diaesitystä yhtä esitystä varten? Mieti vielä!

Julkaistu Julkaistu: Blogi
Olen törmännyt muutaman kerran väittämään, jonka mukaan diaesityksestä pitäisi tehdä kaksi versiota: Esitystilanteeseen visuaalisempaa materiaalia ja niille, jotka eivät pääse paikalle toinen, jossa on enemmän tekstiselitystä. Miksipä ei näin, jos omissa esityksissä käytettävä aineisto on hyvin minimalistinen ja pitää tapanaan jakaa esityksensä SlideShareen. Minulla on myös toisenlainen ratkaisu. Se sopii erityisesti niille, jotka haluaisivat tuottaa selkeitä ja tyylikkäitä esityksiä, mutta joiden pitää samalla huolehtia mahdollisimman kattavasta tiedon jakamisesta. Lähinnä ajattelen tässä omaa ammattikuntaani eli kouluttajia ja valmentajia, mutta toki samanlaisia tarpeita on muissakin työtehtävissä.

PowerPointissa on varattuna erillinen tila esitykseen liittyvien muistiinpanojen kirjoittamiselle. Kyse on siitä laatikosta, joka tulee näkyviin kun klikataan PowerPoint-ikkunan alareunassa olevaa Muistiinpanot-kohtaa. Tämä siis versiossa 2013, vanhemmissa versioissa muistiinpanoille varatusta ruudusta näkyy osa heti siinä aktiivisen dian alapuolella.

Muistiinpanoihin voi kirjoittaa tarkennuksia dian sisällöstä, selityksiä, viittauksia lähteisiin yms. Kun PowerPointin Näytä-välilehdeltä valitaan Muistiinpanosivu-painike, esityksen sivu näytetään A4-pystysivuna, josta puolet vie varsinainen dia ja toisen puolen muistiinpanojen teksti. Voit tulostaa diaesityksesi tässä muodossa tai tallentaa sen pdf-tiedostoksi. Diaesityksen ainoa tulostus- tai pdf-tallennemuoto ei suinkaan ole se, mikä heijastetaan tykin avulla seinälle.

Muistiinpanosivu sopii hyvin esityksen tukena käytettäväksi jakomateriaaliksi. Dia visuaalisempine sisältöineen toimii alapuolella olevan tekstin kuvituksena. Kun hyödynnät muistiinpanosivuilla olevaa tilaa, voit käyttää mm. pienempää fonttia kuin varsinaisessa esityksessä, koska muistiinpanosivu luetaan läheltä – joko printistä tai taulutietokoneen ruudulta. Koska tekstiä mahtuu enemmän, voit kirjoittaa muistiinpanoihin vaikka kokonaisia lauseita mikäli tuntuu siltä, että pallukkaluettelo ei riitä kertomaan selkeästi kaikkea tarpeellista. Muistiinpanoruutuun voi lisätä tarvittaessa myös grafiikkaa tai täydentävän taulukonpalasen Excelistä. Muu kuin tekstitieto pitää lisätä muistiinpanosivunäkymässä, normaalinäkymässä ollessasi voit vain kirjoittaa dian alapuolelle sekä lisätä verkkolinkkejä. Huomaa myös, että verkkolinkki toimii pdf-tiedostosta käsin joten voit muistiinpanosivujen avulla tarjota tilaisuuden osallistujille todella kattavan lisätietopaketin.

Samalla kun teet osallistujille kattavan lisätietopaketin, saat itsellesi hyvät muistiinpanot esitystilannetta varten. Jos sinua huolestuttaa se, että unohdat mitä pitää sanoa, voit pitää muistiinpanotulostetta kädessäsi ja käännellä sen sivuja kun etenet esityksessäsi. Se häiritsee paljon vähemmän kuin jos lukisit esityksen dioja puolittain osallistujista poispäin kääntyneenä.

Osallistujille jaetun materiaalin ulkoasuun kannattaa tietysti panostaa. Muistiinpanosivulle voikin määritellä perustyylin samalla tavalla kuin diaesitykselle ja näin voit kätevästi huolehtia myös jaettavan materiaalin tyylikkäästä ja yhtenäisestä ulkoasusta.

Lue ja kommentoi alkuperäisessä blogissa

ageismi ajanhallinta esiintyminen esitysgrafiikka esitysgrafiikkakoulutus Evernote Excel Excel-funktio Excel-koulutus Instagram iOS itsensä johtaminen kaavio kirjat kuva Microsoft Office Microsoft Office -koulutus monipaikkatyö office 365 OneNote OneNote-koulutus oppiminen peliajattelu Pivot-taulukko PowerPoint PowerPoint-koulutus PowerPoint-vinkki presentaatio Prezi Prezi-koulutus some sosiaalinen media sparkline sparkline-kaavio Sway sähköposti tietotyö Tuolin ja näppäimistön välistä tuottavuus työssäoppiminen uusi työ visuaalinen ajattelu visualisointi webinaari yrittäjyys