Mutta kun PowerPointissa pitää olla kaikki

Kun minut kutsutaan kouluttamaan en tule paikalle heiluttamaan taikasauvaa. En tiedä miten on mahdollista korjata asioita ilman, että kenenkään tarvitsee muuttaa tapojaan. Tuotan toisinaan pettymyksen kertomalla, että jos diaesityksistä halutaan vähentää tekstiä ja jos esityksistä kokonaisuudessaan halutaan selkeämpiä, jotakin pitää uskaltaa karsia. Alkaa napina: “Mutta kun meillä on totuttu siihen, että näissä pitää olla kaikki.” “Ne eivät koskaan lue näitä niin ne pitää käydä läpi esitystilanteessa.” Olen itsekseni ihmetellyt, että miksi minut on kutsuttu paikalle, koska ilmeisesti asiat ovat niinkuin halutaan: Diaesityksissä on kaikki ja vähän enemmänkin.  Olen myös yhä uteliaampi: Keitä oikein ovat “ne”, joille pitää kokoontua sisälukemaan työn kannalta tärkeitä dokumentteja? Olen kuvitellut, että yrityksissä on paljon työtä ja kova kiire. Silti on varaa käyttää työaikaa kokoontumisiin, joissa yksi lukee toisille tekstiä, jonka he voisivat lukea itsekseen ja paljon vähemmässä ajassa.

Esityksen valmistelu lähtee siitä, että pitää kertoa toisille ihmisille jotakin jostakin aiheesta. Aiheen mukaan määräytyy myös esityksen tavoite, jota ei aina muotoilla kovinkaan selvästi tai sanota ääneen, mutta se on olemassa: Ihmiset tietävät esityksen jälkeen jotakin, mitä he eivät tienneet sitä ennen. Tieto auttaa heitä tekemään työnsä paremmin tai kenties houkuttaa ostopäätökseen tai jotakin muuta, tilanteesta riippuen.

Esitystä valmisteltaessa ongelma aika harvoin on se, ettei tietoa ole saatavilla. Ennemminkin sitä on liikaa. Aihe ja tavoite yhdessä vaikuttavat siihen, minkälaisella suodattimella laajasta sisältöalueesta ja lähdemateriaalista nostetaan ydinsisältö eli tiivistelmä siitä näkökulmasta, joka juuri tänään ja tälle osallistujajoukolle on tärkeintä. Jotenkin tähän tapaan:

(Eläköön Adobe Ideas, jonka ansiosta kaikenlaiset suoran viivan piirtämiseen kykenemättömät poropeukalotkin voivat julkaista ihan itse piirtämiään kyhäelmiä!)

Myönnän, että esimerkiksi yritysten sisäinen koulutus asettaa suuret vaatimukset esitysaineiston tekijälle, mutta onko aivan mahdoton ajatus, että kenties tällaisissa tilanteissa on valittu tiedon jakamiseen väärä väline?  Niille, joiden on kerrottava työkavereille “kaikki”, suosittelen powerpointtien tueksi tai jopa korvikkeeksi wikiä tai vastaavaa ratkaisua ja “kaiken” sijoittamista sinne käsikirjan muotoon. Näin tieto on myös helpompi pitää ajan tasalla kuin päivittää kymmeniä sähköpostista tai intrasta ladattuja PowerPoint-tiedostoja.