PowerPoint-vinkki: Hyperlinkki Excel-työkirjaan

Tiesitkö, että PowerPointissa voidaan luoda hyperlinkkejä? Hyperlinkin avulla voit liittää diaesitykseesi tietoa, joka olisi liian laajaa mahdutettavaksi esityksen sivulle. Käytännössä tällaista tietoa ovat Excel-työkirjassa olevat taulukot, joita usein copypeistataan PowerPointiin. Yleensä taulukon muoto vielä poikkeaa dian muodosta, joten taulukko pakotetaan mahtumaan sivulle ja kirjaimista tulee joko matalia tai pitkänomaisia – kumpikaan vaihtoehto ei silmää hivele. Minulla oli tapana vitsailla tästä tavasta vielä joitakin vuosia sitten, mutta kun niitä uudelleenmuotoiltuja Exceleitä aina vain näkyy niin hymy on hyytynyt.

Näin luot hyperlinkin ja teet samalla vaikutuksen, et pelkästään selkeällä esitysmateriaalilla vaan myös tekniikkaosaamisellasi:

1. Oletaan, että olet kirjoittanut diaan tekstinä “A nousi viime vuonna 15 %”. Valitse nyt tekstistä linkiksi tuleva alue.
2. Valitse Lisää-välilehdeltä Hyperlinkki (tai paina Ctrl+K).
3. Lisää hyperlinkki -ikkunassa pitää olla valittuna Aiemmin luotu tiedosto tai verkkosivu. 
4. Etsi tiedosto, joka sisältää tarvittavat tiedot, valitse se ja sulje valintaikkuna.

Kun esityksen aikana joku kysyy, että mistä tuo 15 % on saatu, viet tyylikkäästi hiiren osoittimen hyperlinkin päälle ja napsautat. Excel aukeaa ja näkyvillä on taulukko, jossa käyttämäsi alkuperäiset tiedot ovat näkyvillä. Sitten kerrot, että kyseinen taulukko on työkirjassa, joka löytyy palvelimelta tai muusta vastaavasta työtilasta, tai että taulukko on mukana osallistujille jaetussa materiaalissa. Kun lähtötietoja koskeva keskustelu on päättynyt, lopetat Excelin aivan tavalliseen tapaan ja voit jatkaa esitystä siitä diasta, josta Excelin käynnistit.

Tämän toiminta on tänään testattu PowerPoint-versioissa 2010 ja 2013. Mahdollisesti näet tietoturvavaroituksen hyperlinkkiä avattaessa, mutta se ei ole vaarallista. Varoituksen voi myös ottaa pois käytöstä asetuksia säätämällä.

Esitystä pidettäessä Excel-työkirjan (tai minkä tahansa muun hyperlinkin kohteena olevan tiedoston) pitää olla samassa sijainnissa kuin se oli hyperlinkin luontihetkellä. Jos pidät esitystä eri tietokoneella kuin sillä, jota yleensä käytät, luo kansio ja sijoita sinne diaesitys sekä Excel-työkirja. Luo hyperlinkki vasta tämän jälkeen. Kopioi sitten koko kansio mukaasi esimerkiksi muistitikulle tai verkkosijaintiin. Tietenkin myös testaat hyperlinkin toimivuuden niin sinun ei tarvitse esitystilanteessa selitellä, miten “tämä PowerPoint aina hävittää minun linkkini”.

HUOM! Microsoft Office 365 tai SkyDrive-ympäristössä voit luoda hyperlinkkejä verkko-osoitteisiin. Et voi hakea linkin kohdetta levyltä.