PowerPoint 2013 ja kaaviot

Julkaistu Julkaistu: Blogi
Minusta Microsoft Office 2013 -version kaavionpiirtotyökalu päihittää edellisen version vastaavan työkalun kirkkaasti. Se on käytössä kätevämpi ja lopputulos on tyylikkäämpi jo pelkästään oletusarvojen varassa. Tietojen syöttämiseen käytettävä taulukko on kätevän kokoinen eikä Excel-ikkunaa onneksi avata PowerPoint-ikkunan rinnalle. Se oli mitä takkuisin ratkaisu varsinkin silloin kun piti tehdä töitä pelkästään läppärin näytön varassa. Piirsinkin yleensä kaaviot Excelissä valmiiksi ja siirsin ne PowerPointiin tilanteen kulloinkin edellyttämässä muodossa (linkki tai staattinen kuva).

Ylläoleva kuva on sellainen, joksi PowerPoint 2013 sen tekee. Taulukoiden rumat silmille hyppivät viivat ovat poissa ja ainakin minä pidän näistä väreistä enemmän kuin aiempien versioiden oletusväreistä. Tekstit tosin ilmestyvät kaavioon liian pienenä, mutta kokoahan voi muuttaa.

Kaavion muokkaaminen sujuu joustavammin kuin ennen. Valitun kaavion oikealle puolelle ilmestyy kolme pikapainiketta. Näistä ylimmäinen eli +-painike avaa luettelon, josta voit ruutuja ruksimalla valita kaaviossa näytettävät osat, esimerkiksi otsikot, selitteen, akseleiden otsikot jne. Siveltimellä merkitty kuvake näyttää joukon vaihtoehtoisia muotoiluja (kuva vieressä) ja alimmaisena on suodatuspainike, jota voidaan käyttää mm. sarjojen tai luokkien piilottamiseen kaaviosta. Jos siis haluat näyttää samasta kaaviosta erilaisia versioita, niitä ei ole välttämättä piirrettävä uudestaan. Päätät tilanteen mukaan mitä tietoja näytät.

Ja kun tarvitset näitä pikatoimintoja monimutkaisempia määrityksiä, aikaisempien valintaikkunoiden tilalle saat näytön oikeaan laitaan aukeavia tehtäväruutuja.

Eräs koulutusten kestokysymys sekä PowerPointin että Excelin osalta on ollut toisen y-akselin lisääminen. Sitähän tarvitset kun haluat näyttää samassa kaaviossa erilaisilla mittayksiköillä mitattuja muuttujia. Microsoft Office 2013 -sovelluksissa (Excel ja PowerPoint) on nyt Yhdistelmäkaavio, joka on valmis valinta muiden kaaviotyyppien joukossa. Tämän helpompaa kai kahden y-akselin käyttö ei voi olla?

Excelissä on muuten uutena ominaisuutena Suositellut kaaviot -työkalu, joka auttaa valitsemaan tietoihin sopivan kaaviotyypin. Saapa nähdä jäävätkö pahimmat ylilyönnit sen myötä vain erääksi vaiheeksi numerotiedon esittämisen historiassa.

Oudostuttaako uusi kuvasuhde?

Jos tämän postauksen ensimmäinen kuva näyttää sinusta jotenkin oudolta, se johtuu kuvasuhteesta. Uudessa PowerPointissa kuvasuhde on nimittäin oletusarvoisesti 16:9, mikä ei välttämättä ole paras mahdollinen työelämän esitystilanteisiin. Voit tehdä tavallisesta 4:3-kuvasuhteesta oletuksen vaihtamalla sen ensin Rakenne-välilehdellä olevalla Dian koko -painikkeella. Tallenna sen jälkeen avoin tiedosto teemaksi Teemat-valikoiman alareunassa olevalla komennolla Tallenna nykyinen teema. Tallennusnimen antamisen jälkeen avaa pikavalikko tallentamaasi teemaa vastaavan kuvakkeen päällä ja valitse Aseta oletusteemaksi.

*****
PowerPoint 2013:sta olen kirjoittanut myös postauksessa PowerPoint 2013 testattavana (teksti perustuu ohjelman betaversioon).

Lue ja kommentoi alkuperäisessä blogissa

ageismi ajanhallinta esiintyminen esitysgrafiikka esitysgrafiikkakoulutus Evernote Excel Excel-funktio Excel-koulutus Instagram iOS itsensä johtaminen kaavio kirjat kuva Microsoft Office Microsoft Office -koulutus monipaikkatyö office 365 OneNote OneNote-koulutus oppiminen peliajattelu Pivot-taulukko PowerPoint PowerPoint-koulutus PowerPoint-vinkki presentaatio Prezi Prezi-koulutus some sosiaalinen media sparkline sparkline-kaavio Sway sähköposti tietotyö Tuolin ja näppäimistön välistä tuottavuus työssäoppiminen uusi työ visuaalinen ajattelu visualisointi webinaari yrittäjyys